Vor Jahren ist der Boom an Todo-Apps entstanden, täglich erscheinen neue Cloud- und Mobile-Lösungen. Seit noch mehr Jahren benutze ich ein Werkzeug, dass ich bis heute nicht ersetzen mag: Kalender. Wenn es um eigenes Zeitmanagement und Selbstdisziplin geht, kann ich an keine bessere Anwendung denken.
Von Anfang an war die Hauptanforderung: es soll auf dem Hauptrechner, wie auch auf dem Telefon identisch sein. So dass ich Ereignisse beliebig eintragen kann, ohne per Hand verschiedenste Listen zu pflegen.
Da ich täglich mit dem Rechner arbeite, ist die Anwendung immer in Sicht, die Eintragung von Ereignissen somit simpel. Noch vor iCloud liessen sich Kalender einwandfrei mit iPhones synchronisieren, dank iCloud gibt es heute zusätzlich einen Web-Interface, falls ich am fremden Rechner bin.
Für jedes Projekt wird eigener Kalender erstellt. Für jede Aufgabe ein Ereignis. Die Angewohnheit, neben bevorstehenden Aufgaben auch gerade verrichtete einzutragen hat positive Nebenwirkungen: ich weiss genau, wieviel Zeit mit Projekten und einzelnen Aufgaben verbracht werden.
Wenn ich gerade fertig bin mit etwas, schreibe ich’s im Kalender auf. Falls es nicht bereits drin steht, das ist. Wenn ich nicht weiss, was als nächstes zu tun ist, schaue ich im Kalender nach. Falls ein zu großes Loch ohne Ereignisse zu sehen ist, wurde definitiv zu lange Blogs gelesen :-)
Das System ist damit primitiv: alle anfallenden Aufgaben für die Woche werden als Ereignisse eingetragen und anschließend auf tatsächliche Termine gelegt. So wird neben Aufgabenerstellung auch ein grober Zeitplan erstellt. Durch das herumschieben der Ereignisse wird dazu automatisch priorisiert: was wichtiger ist, sollte auch eher erledigt werden und kommt vor anderen Aufgaben dran.
Alle Ereignisse können mit Teilnehmern, Orten, Notizen, Alarmen und Links versehen werden. Das ist wirklich mehr, als ein Todo gebrauchen kann. Alles darüber hinaus ist «fancy».
Per Standardeinstellungen werden Ereignisse in 15-Minuten-Schritten erfasst, also 15-, 30-, 45-, 60-Minuten-Ereignisse. Natürlich können genauere Zeiten erfasst werden, allerdings ist es selten nötig. Feststellen musste ich, dass eine kleine Tätigkeit tatsächlich ca. 15 Minuten dauert, während normale Aufgaben in einer Stunde zu schaffen sind. Alles darüber sind zu allgemein gefasste Ereignisse (Besuch von Freunden, Training, Kino, etc.), die auch keine Aufspaltung in kleinere Schritte benötigen.
Daraus entwickelte ich folgende Angewohnheit:
Mit solchem Vorgehen sehe ich immer ziemlich gut, wie voll meine Woche/Monat und was alles zu tun ist, ohne ein zusätzliches Tool zu gebrauchen.
Schieben der Ereignisse. Was in der Woche nicht geschafft wird, wird am Wochenende neu eingeteilt auf kommende Tage. Falls ein Ereignisse viele Wochen in Folge geschoben wird, gibt es zwei Hauptursachen:
Geburtstage. Wirklich, extrem praktisch. Alle Geburtstage von Leuten, die mir wichtig sind, werden im Adressbuch gespeichert (jetzt heisst die Anwendung «Kontakte»). Die Anwendung erstellt und aktualisiert automatisch ein Geburtstagskalender. Bäm.
Alarme. Um ein Ereignis nicht zu verpassen, lohnt sich manchmal ein Alarm. Mir reicht Nachricht mit Ton, andere mögen Mails an sich selbst.
Planen. Eine halbe Stunde pro Woche sich Zeit nehmen, anstehende Aufgaben einzutragen und versäumte Ereignisse neu zu verteilen. Die Gewohnheit führt zu strukturierterererer Arbeit.
Zeiterfassung. Da ich alles eintrage, woran ich effektiv gearbeitet habe, entsteht automatisch ein Stundenzettel. Ich persönlich lasse mir die Kalender exportieren, die ich anschließend durch ein Ruby-Script jage, um auszuwerten, wie viele Stunden mit bestimmten Projekten verbracht wurden. Lohnt sich, wenn z.B. eine Auswertung nötig ist, ob das Vorhaben sich finanziell gelohnt hat.
Produktivität hängt nicht davon ab, wie hipp und neu die Anwendung ist und ob es von einem erfolgreichen Startupper kommt. Produktivität wird durch systematisches Erledigen von Aufgaben gesteigert, die Tools dafür sind einfach und bereits im Betriebssystem integriert. Geh mach dein Ding!